KAKO ORGANIZIRATI PODATKE U RAČUNALU

Vjerojatno svakodnevno koristite računalo u poslu ili privatno, no da li znate kako organizirati podatke u njemu i održavati digitalni red? Neorganizirani podaci u računalima ili tzv. digitalni nered stoji visoko na listi organizacijskih problema velikog broja ljudi. Baš kao i kaotični ormari, ladice, stolovi ili registratori, i nered u računalu svakodnevno utječe na naš fokus, motivaciju i učinkovitost. Zvuči poznato?

Donosim vam detaljne upute o organizaciji i pohranjivanju digitalnih podataka, ali i o osnovnoj brizi za ispravnost vašeg računala te za sigurnost podataka u njemu.

KAKO ORGANIZIRATI PODATKE U RAČUNALU

kako organizirati podatke u računalu

Kao što ponavljam na svojim radionicama, potpuno je svejedno da li raščišćavate i organizirate odjeću, posuđe, papire ili digitalne podatke, princip je isti. Moja “RED formula” vrijedi uvijek i vrlo je jednostavna:

R(azvrstaj) + E(liminiraj) + D(odijeli mjesto) = RED

Da biste znali koji su vam dokumenti, programi ili aplikacije nepotrebni morate prvo ustanoviti što uopće sve imate u svom računalu. Baš kao kad sve iz ormara izvadite na krevet i krenete razvrstavati. Nakon toga morate prepoznati i ukloniti sve što vam ne treba i tek na kraju možete pametno smjestiti podatke koje želite zadržati.

Idemo redom…

  1. RAZVRSTAVANJE PODATAKA – INVENTURA

 Uzmite komad papira, najbolje veličine A4. Počnite popisivati vrste podataka koje imate u računalu, bez puno preciznosti i brige da ćete nešto zaboraviti. Bacite povremeno pogled na ekran i na podatke na disku, tek toliko da se podsjetite što sve imate. Ovaj popis olakšat će vam iduća dva koraka tj. brisanje nepotrebnih podataka i preslagivanje preostalih. Dok ispisujete moguće vrste podataka na papir, slobodno dopišite željene napomene. Na primjer, može vam pasti na pamet kriterij po kojem ćete kasnije grupirati fotografije ili neke dokumente. Samo zapišite, za kasnije.

Lista bi vam na kraju trebala izgledati nekako ovako:

  • elektronička pošta (e-mail) – dopišite neke dodatne mape osim osnovnih, ako vam padaju na pamet
  • poslovni podaci – ako ih imate na svom privatnom računalu; naknadno ćete ih strukturirati, a najbolje bi bilo da slijedite logiku grupiranja koju prakticirate na poslu i na koju ste navikli
  • privatni podaci – medicinska dokumentacija, putovanja, recepti, fotografije, nastavite niz
  • lista internet stranica (bookmarks ili favorites) – naknadno ćete ih grupirati da nisu sve na jednoj zbirnoj listi
  • ikone na ekranu (prečaci tj. shortcuts) – popišite najčešće korištene: internet, pošta, word, excel i sl.

Na kraju ovog koraka imat ćete već sasvim dobru predodžbu o tome što vam ne treba, a što morate zadržati. 

  1. ELIMINIRANJE NEPOTREBNOG – RAŠČIŠĆAVANJE

  • ELEKTRONIČKA POŠTA (e-mail) – za sada ignorirajte prepuni inbox (dolazna pošta), ali zato odmah obrišite sve što se nalazi u mapi Obrisano (Deleted) i u mapi Smeće (Junk ili Trash). Zatim otvorite mapu Poslane poruke i obrišite sve što nije nužno (većina obično nije)
  • OBRIŠITE NEPOTREBNE IKONE S EKRANA – vaš osnovni ekran (desktop) zamislite kao radni stol i maknite s njega sve što nije baš nužno za svakodnevnu upotrebu. kako organizirati podatke u računalu Shortcut ikone ili na hrvatskom prečaci, omogućuju vam da samo jednim klikom otvorite neki program, dokument ili internet stranicu, ali to ne znači da vam ekran treba biti ispunjen takvim “sličicama” i distrakcijama. Razmislite na koji način koristite računalo, kako pristupate podacima i koje podatke želite imati stalno na dohvat ruke. Ne zaboravite i traku na dnu ekrana, na koju možete smjestiti dovoljno ikonica i učiniti ekran još praznijim i urednijim
  • OBRIŠITE SVE SUVIŠNE “BOOKMARKS” ILI “FAVORITES” INTERNET POVEZNICE – to je ona lista koju ste formirali u svom internet pretraživaču i vjerojatno izgleda kao nepregledan lanac svega i svačega. Ta lista bi vam trebala služiti za brz i jednostavan pristup vašim omiljenim i često posjećivanim internet stranicama ili dijelovima stranica. No, ukoliko na njoj čuvate gomilu nesortiranih poveznica (linkova) ta lista vam jednostavno ne može pružiti niti preglednost niti brz i jednostavan pristup željenim stranicama. Zato jednostavno obrišite sve koje ne prepoznajete i za koje se više niti ne sjećate zašto ste ih dodali na listu. Temeljito preslagivanje i grupiranje ostavite za zadnji korak

IDUĆA DVA ZADATKA SU JAKO VAŽNA – POTRAŽITE POMOĆ AKO NE ZNATE SAMI:

  • OČISTITE CIJELI DISK – tzv. disk cleanup je postupak koji briše sve suvišne podatke s vašeg računala, od kojih su najpoznatiji tzv. temporary files. kako organizirati podatke u računalu Ovim postupkom oslobađate prostor na disku i sprječavate da gomilanje raznih nepotrebnih podataka uspori rad vašeg računala. Ove upute bi vam mogle pomoći da saznate više. Za dodatnu brigu o disku CCleaner je omiljen među znalcima, a više možete saznati ovdje .
  • DEINSTALIRAJTE SVE NEPOTREBNE PROGRAME – to znači da ih trebate potpuno ukloniti sa računala jer brisanje nije dovoljno. kako organizirati podatke u računalu

Slika pokazuje gdje ćete, ako koristite Windowse, naći listu svih programa koje imate. U svakom slučaju, ako niste potpuno sigurni čemu koji program služi obavezno potražite pomoć.

U slučaju da ste ograničeni s vremenom ili vam je ovaj korak malo prezahtjevan (niste jedini!), isplanirajte dio raščišćavanja za kasnije. Predlažem vam tri zadatka koja biste bolje odradili na miru u nekom posebnom terminu, naročito organiziranje digitalnih fotografija. Unesite u svoj planer točan dan i vrijeme kada ćete se pozabaviti s kojim od tih zadataka.

Zapišite u planer kada ćete:

  • temeljito pregledati dolaznu poštu (inbox) – odgovoriti, proslijediti, arhivirati ili obrisati
  • otkazati pretplate na nepotrebne obavijesti, blogove i vijesti
  • obrisati sve mutne fotografije

Za dodatnu pomoć isprintajte si ovaj podsjetnik i označite zadatak čim ga obavite.

kako organizirati podatke u računalu

  1. DODJELA MJESTA – POHRANJIVANJE

Čestitam! Raščistili ste svoje računalo i spremni ste za zadnji korak da biste zaista naučili kako organizirati podatke u računalu. Sada će vam dobro doći papir s početka priče i sve vaše zabilješke.

  • ELEKTRONIČKA POŠTA – kreirajte dodatne mape za svu riješenu poštu koju morate arhivirati, ali koja ne može (niti bi trebala) ostati u dolaznoj mapi (inbox). Ne komplicirajte i ne stvarajte mrežu mapa i podmapa u kojoj ćete se onda izgubiti. Najčešća i najlogičnija podjela je po osobama i/ili projektima na kojima radite, ali je neophodno da se u toj strukturi savršeno snalazite
  • PODACI NA DISKU – ovo je suština znanja kako organizirati podatke u računalu. Disk vašeg računala je poput ormara u kojem čuvate sve svoje podatke, dokumente, slike, radni materijal, dakle sve što imate u digitalnom obliku. Kako ćete te podatke rasporediti ovisi isključivo o vama. Vi najbolje znate kako razmišljate kad pristupate podacima i kojom logikom nešto tražite. Zato nije loše zamisliti buduću strukturu digitalnih mapa kao hrpu fascikala i registratora koje treba namijeniti za neku grupu podataka i svakog pametno imenovati. Za početak, ako ćete na disku čuvati i poslovne i privatne podatke, svakako formirajte dvije glavne mape (dva foldera) – mapu Privatno i mapu Poslovno. Daljnju podjelu, mape i podmape formirajte prema svojim zabilješkama sa već spomenutog papira i držite se principa “slično sa sličnim”. Na primjer, sve recepte spremit ćete u podmapu Recepti, a tu podmapu u mapu Privatno. Kod fotografija biste mogli imati podmapu za svaku godinu, a dalje podjelu prema događajima ili osobama ili mjesecima, kako vam je najlogičnije. Na primjer, fotografije sa godišnjeg odmora možete spremiti pod: Privatno – Fotografije – 2017 – kolovoz – godišnji odmor.

DODATNI SAVJET:

Tokom grupiranja ćete možda naići na neke duple fajlove, dokumente i sl. Savjetujem vam da sve duplikate obrišete i da odaberete samo jedno trajno mjesto za svaki podatak.

  • IKONE NA EKRANU (i na traci na dnu ekrana) – ponavljam, ekran je baš kao i radna ploha vašeg stola prva stvar koju ugledate kad krećete nešto raditi pa ga održavajte urednim. To znači nepretrpanim svim mogućim programima, aplikacijama i dokumentima. Većini datoteka (fajlova) ste dodijelili mjesto na disku, a ekran služi samo za one koje koristite svakodnevno. Pročitajte što ste zabilježili, koje su vam ikone nužne i njih smjestite na ekran i na traku na dnu ekrana
  • BOOKMARKS/FAVORITES (spremljene adrese omiljenih internet stranica) – opet ista logika tj. grupirajte stranice prema nekoj zajedničkoj karakteristici. Na primjer recepti, putovanja, moda, glazba, politika ili vijesti itd. TRIK: besplatna aplikacija POCKET omogućava vam spremanje zanimljivih članaka ili videa za naknadno čitanje i gledanje. Radi na svim uređajima, praktična je i pregledna. Probajte, možda vam dodatno olakša pregled nad online sadržajem kojeg ne stižete konzumirati.

KAKO ORGANIZIRATI PODATKE U RAČUNALU – SIGURNOST PODATAKA

Ako ste ozbiljno odlučili naučiti kako organizirati podatke u računalu, ne smijete zaboraviti na još dvije važne stvari:

  • ANTIVIRUSNA ZAŠTITA – vjerojatno ste već sa paketom programa kojeg imate u računalu dobili i antivirusni program.  kako organizirati podatke u računaluZnate li ga pronaći i provjeriti je li aktivan? Ako ne znate, pročitajte više ovdje ili potražite pomoć informatičara
  • SIGURNOSNO KOPIRANJE PODATAKA – ili na engleskom backup, bit će vam onoliko važna praksa koliko su vam važni vaši podaci. Jednostavno ne možete učiti kako organizirati podatke u računalu, a da zanemarite backup. Sigurnosnu kopiju možete držati na vanjskom disku, USB memoriji ili CDu, no danas su najviše u upotrebi tzv.”cloud” (oblak) servisi. Više o ovoj temi pročitajte ovdje . Bez obzira na to koji oblik sigurnosnog kopiranja odaberete, vodite računa da kopiju redovito ažurirate ili još bolje da uvedete automatsku sinkronizaciju.

Nadam se da će vam ove upute biti korisne i dovoljno jasne za primjenu. Budite samo svjesni da je svako organiziranje proces, a ne poslić od pola sata i da se morate potruditi ako želite stvarnu promjenu. S takvim stavom ne biste trebali imati problema s motivacijom i fokusom, a onda niti rezultati neće izostati.